Si eres autónomo o trabajas como administrativo, ya sabrás que configurar una factura puede parecer sencillo. Si nos atenemos a la utilidad misma de la factura, la información que debería aparecer en ella es bien sencilla. Pero siempre hay condiciones que puede que tengamos fuera de radar. 

Al final, lo mejor y más útil es tener un remanente de plantillas de facturas que luego podamos editar a según nuestras necesidades. 

Hay plantillas estándar que luego nosotros mismos podremos personalizar y añadir en ellas las condiciones y peculiaridades propias de nuestra actividad económica o de las del cliente.    

 

¿Qué datos debe reflejar una factura? 

Hay una serie de datos que deben aparecer sin excepción en una factura básica sea cual sea la actividad que realicemos. Estos son: 

  • Nombre de la empresa y su CIF. 
  • Fecha de la factura, condiciones de pago y su fecha de vencimiento. 
  • Información completa del cliente. 
  • Número de factura único y correlativo. 
  • Totales y porcentajes de IVA. 

 

Plantillas descargables 

Ya sabemos que manejas el Excel a diario, pero no por eso tienes que hacerlo todo tú. Hacer una factura en Excel es sencillo, pero sin nos la dan ya hecha y además gratis, no hay que pensárselo: ahorremos tiempo y dinero. 

Lo que vamos a hacer ahora es ponerte estas plantillas a mano para que no naufragues buscando y comparando y …perdiendo el tiempo, que es justo lo que querías evitar. 

Nosotros ponemos el esqueleto. A partir de ahí podrás añadir lo que prefieras y te sea necesario. Podrás poner el logotipo y el color corporativo también. Vamos allá: 

Factura básica 

Es necesario facturar cuando el cliente así lo solicita por motivos tributarios. Quizá para un particular no sea necesario emitir una factura, pero si será obligatorio para autónomos y empresas. 

Cuando se realice una venta con impuestos especiales también será necesario facturar. 

Una plantilla de factura básica tendrá las celdas adecuadas para poner nuestro logotipo, datos de la empresa, los productos y servicios, su precio y los impuestos a aplicar. 

Para que no se te escape ningún dato básico, aquí te puedes descargar una plantilla de factura básica en Excel.  

 

Factura de servicios 

Cuando no se trata de facturar una lista de productos físicos, seguramente estaremos desglosando el servicio en base a precio por hora.  

En este sentido, la factura diferirá de la factura básica en que agregaremos el número de horas trabajadas. Te puedes descargar aquí un modelo Ad Hoc. 

 

Factura de pagos fraccionados 

Cuando se presta un servicio o se vende un producto cuyo pago se realiza en distintos momentos en el tiempo, la factura lo irá reflejando a medida que esos pagos se vayan realizando.  

Esto facilitará el seguimiento y cada parte tendrá todo bajo control. Aquí te puedes bajar un modelo muy sencillo pero muy útil.  

Contiene un listado de facturas e importes de cada una, un listado de pagos parciales, reporte de saldo restante y gráfico de la situación.  

 

Factura con condicionantes 

Este tipo de factura se utiliza en casos en los que se pide un depósito previo o se fraccionan los pagos. También entran aquí las facturas rectificativas como esta. 

 

Hasta aquí hemos repasado unas cuantas facturas muy útiles para el trabajo administrativo del día a día. Pero si necesitas facturar a otro nivel porque deseas cuidar de forma especial a tus clientes, no dudes en consultarnos. En PC Clear te podemos dar soluciones profesionales a medida.